Quando falamos em usar a Internet, pensamos imediatamente em surfar a Web. O e-mail não passa de uma ideia secundária. Mas será que ficará surpreendido ao saber que é o tráfego de e-mail, e não a utilização da Web, que ocupa a grande maioria da largura de banda da Internet?

A maioria dos utilizadores da Internet que usam o Windows provavelmente usam o Outlook Express. O facto de ele fazer parte do Internet Explorer, o browser mais popular do mundo, quase de certeza que terá algo a ver com isso. O Outlook Express é um programa versátil e é fácil de ver porque é que tantas pessoas o usam.

Se tivermos mais de uma conta de e-mail, o programa poderá lidar com todas elas sem quaisquer problemas. Os membros da família ou os colegas que partilhem o mesmo PC poderão configurar várias identidades de modo a que todos os utilizadores possam ver as suas próprias contas de e-mail, mantendo as mensagens em separado nas suas próprias pastas pessoais.

Outra funcionalidade útil do Outlook Express significa que os utilizadores de webmail poderão ver o seu correio. Poderemos criar uma conta no Outlook Express para receber webmail junto com o mail das contas POP3 normais.

Não esquecer de que, para além de ser um cliente de e-mail e um livro de contactos, o Outlook Express é também um leitor de newsgroups muito completo, pelo que o poderá usar para lera as últimas fofocas acerca dos seus assuntos favoritos.

1 - Se usa mais de um PC para ver o seu e-mail, poderá configurar o Outlook Express para deixar uma cópia das suas mensagens no servidor de mail do seu ISP para que os possa descarregar para um PC diferente. Clique em Properties de uma determinada conta de mail e depois mude para a tabulação Advanced. Em Delivery, marque a caixa Leave a copy of message on server.

Superdica

Se não pretende dividir ficheiros grandes para os enviar por e-mail, experimente usar um utilitário zip para os compactar

2 - O estacionário permite-lhe personalizar o seu e-mail acrescentando gráficos de fundo às suas mensagens para as tornar mais atraentes. Se alguém lhe enviar uma mensagem que contenha algumas imagens de que goste, porque não copiá-las e usá-las também? Certifique-se de que a mensagem que contém as imagens está aberta, depois clique em File e escolha Save as Stationery.

3 - Poderá enviar uma página da Web completa a alguém numa mensagem de mail e não somente os detalhes do URL. No Internet Explorer, clique no botão Mail e depois escolha Send Page. Isto irá automaticamente lançar um novo mail contendo essa página no Outlook Express.

4 - Spam. Julgava que não o voltaria o ver depois da escola. Depois comprou um PC, entrou na Net e lá está ele de volta para o assombrar. Se conseguir entrar numa lista de mailing de um spammer e a opção de unsubscribe não estiver activa (surpresa, surpresa!), então vai gostar de saber que o Outlook Express possui uma funcionalidade que o poderá ajudar. Clique em Tools, Message Rule, Blocked Sender List. Aqui poderá acrescentar um endereço de e-mail à lista e tudo o que chegar por origem nesse remetente irá directamente para a pasta Deleted Items.

5 - Anime o seu e-mail a enviar e torne-o mais interessante com estacionário. O Outlook Express traz alguns fundos já feitos e também imagens que o poderão ajudar. Eles não são maus para principiantes, mas se os Girassóis e as Folhas não forem muito do seu agrado, então terá de criar uns para si. Poderá usar o Stationery Wizard para fazer os seus próprios modelos de documento. Clique em Tools, Options e mude para a tabulação Compose. Em Stationery, clique em Create New e já está!

6 - Poderá enviar mensagens do Outlook Express sem sequer lançar a aplicação inicial. Para este efeito, todavia, o Outlook Express terá de estar configurado como o seu cliente de e-mail predefinido. Depois, tudo o que terá de fazer é clicar em Start, Run e introduzir mailto: seguido do endereço de e-mail do destinatário pretendido na caixa de entrada, por exemplo, mailto:pcg.red@mail.fbento.pt. Logo que faça clique em OK, uma mensagem endereçada irá surgir.

7 - Quando teclamos e enviamos mensagens de e-mail à pressa, a primeira vítima é normalmente a qualidade da nossa ortografia. Se tivermos o corrector ortográfico sempre activado, então o Outlook Express irá confirmar as suas mensagens antes de as enviar. Clique em Tools, Options e seleccione a tabulação Spellling. Certifique-se de que está marcada Always check spelling before sending e o Outlook Express irá meter os pontos nos is, assumindo que tem o Office instalado.

Para acelerar o processo um pouco, certifique-se de que Ignore the original text in a reply or forward está marcada - no final de contas, não vai querer confirmar a ortografia de toda a gente, pois não?

8 - Certifique-se de que a pessoa que vai receber o seu e-mail tem também todos os seus detalhes. Um Business Card contém toda a sua informação pessoal, como o endereço, número de telefone e por aí fora. Antes de poder anexar um a uma mensagem de e-mail, terá de criar um cartão, usando o Address Book. Logo que o tenha feito, destaque-o na sua entrada no Address Book, clique em File, Export e escolha Business Card. Da próxima vez que enviar um e-mail faça clique em Insert, Business Card - o destinatário irá receber todos os seus detalhes de contacto relevantes.

9 - Alguns ISPs restringem o tamanho das mensagens de e-mail que são enviadas a partir dos seus servidores. Isto poderá ser irritante se estiver a tentar enviar um e-mail importante que contenha anexo pesados, só para o ver mandado de volta por ser tão grande. Existe uma útil opção no Outlook Express que lhe permite dividir ficheiros grandes em pedaços menores. Clique em Tools e seleccione Accounts. Vá até às Properties da conta de mail que necessita de alterar, mude para a tabulação Advanced e marque a caixa Break messages apart larger than. Finalmente, insira o tamanho máximo de ficheiro que o seu servidor de mail irá permitir na caixa KB.

10 - Todos sabemos que devíamos manter cópias de segurança dos nossos dados mais importantes, mas por vezes só nos apercebemos disso quando já é tarde demais. Algo de que muitas pessoas se esquecem é de copiar os seus recheados livros de endereços. Demora só um minuto, pelo que também o poderá fazer já. Assim, clique em File e seleccione Export, Address Book. Eleja para gravar como Text File (Comma Separated Values), atribua-lhe um nome e depois seleccione o campo de informações que pretende gravar. Assim como ter uma cópia de segurança do seu livro de endereços, poderá importar o ficheiro para outras aplicações.

11 - Existe muito mais na Internet do que o e-mail e a Web. Se ainda não experimentou os newsgroups, então valerá bem a pena dar-lhes uma olhadela. Em primeiro lugar, terá de configurar a sua conta de news: clique em Ferramentas, Contas e mude para a tabulação Nova. Cliquem em Adicionar,  Nova e depois navegue pelo assistente. Se não tiver a certeza do que colocar quando chegar ao servidor de Nova então tente algo como nova.o_seu_isp.pt. Da primeira vez que criar uma conta de news, uma lista de todos os newsgroups existentes será descarregada para o seu PC. Existem literalmente dezenas de milhares deles por aí, e irá provavelmente demorar alguns minutos a descarregar toda a lista. Mas não se preocupe, logo que o tenha feito, não terá de o repetir.

12 - Se tiver mais do que um cliente de mail instalado no seu PC, poderá tornar o Outlook Express o seu programa predefinido de e-mail. Desta forma, quando fizer clique numa ligação de e-mail numa página da Web, ele irá lançar o Outlook Express e não qualquer outra aplicação de mail. Em Tools, seleccione Options e mude para a tabulação General. Se o desejar, poderá defini-lo ao mesmo tempo como o seu programa de leitura de news predefinido.

13 - Agora faz cópias de segurança do seu Address Book, porque não fazer o mesmo ás suas pastas de mail? O programa não oferece esta facilidade enquanto tal, mas eis um método que o irá ajudar.

Seleccione uma pasta de mail, depois faça clique em File, Folder e escolha Compact. O fhc irá ter uma extensão .dbx (por exemplo, itens enviados .dbx) e será gravada em C:\WINDOWS\Application Data\Identities\{A5B54020-AC95-11D3-B7F6-F074724579222}\Microsoft\Outlook Express. Repare que o nome do directório de quarto nível será diferente na sua máquina. Faça uma cópia do ficheiro e grave-o para a sua drive ou dispositivo de backup. Se necessitar de reinstalar o Outlook Express mais tarde, deverá poder copiar de volta os seus ficheiros .dbx de volta para a sua localização para que as possa usar novamente.

14 - Se tiver uma ligação permanente à Internet e gostar de ler os seus mails logo que possível, poderá achar o período de busca do Outlook Express um pouco demorado. Infelizmente, o Outlook Expree não irá constantemente ver se tem mensagens novas no seu servidor de mail, pelo que terá de se contentar com uma aproximação. Escolha, Tools, Options e mude para a tabulação General. Na caixa marcada Check for new messages every X minute(s), insira 1. É o valor mais baixo que poderá usar e o mais perto que poderá ter o programa a confirmar permanentemente o seu mail.

15 - Alternativamente, poderá poupar dinheiro na sua conta de telefone não ficando on-line um minuto a mais do que tiver de ser. Poderá definir o Outlook Express para se desligar logo que tenha enviado e recebido todas as suas mensagens. Seleccione simplesmente Tools, Options, depois na tabulação Connection marque a caixa Hang up after sending and receiving.

16 - Se subscrever a uma série de newsgroups, os seus directórios do Outlook Express poderão em breve encher-se com toda a espécie de mensagens e anexos de ficheiros. Use a opção Maintenance para libertar espaço em disco e livrar-se de mensagens indesejadas. Clique em Tools, Options e mude para a tabulação Maintenance. Clique no botão marcado Clean Up Now, certificando-se que o newsgroup que pretende limpar se encontra na caixa File Information. Clique em Compact para se livrar de qualquer espaço que esteja a ser desperdiçado.

17 - Se estiver a usar estacionário no Outlook Express, poderá criar ou o seu próprio material (veja a dica 5), ou poderá entrar on-line e descarregar alguns designs já preconfigurados. Existem carradas sites com estacionário para o Outlook Express, mas um dos melhores que já vimos está em www.stationary.org (deliberadamente mal escrito). Aqui, poderá escolher por entre uma série de designs em categorias diferentes incluindo desportos, música e ferias.

18 - Se costuma enviar mensagens habituais a uma determinada pessoa, poderá criar um atalho no seu ambiente de trabalho que irá lançar um novo email já com o endereço dessa pessoa preenchido no campo To. Faça clique com o botão direito no ambiente de trabalho e escolha New Shortcut. Na linha de comandos escreva mailto:oseuamigo@nestedominio.pt. Bastará fazer clique duplo no ícone para enviar um email. Mas há mais... se isto não for suficientemente bom, então também poderá incluir uma linha de assunto no e-mail acrescentando ?subject=assuntoaqui.

19 - As ferramentas próprias do Outlook Express para a cópia de segurança de mensagens não são tão úteis quanto o deveriam ser. Se quiser guardar o seu e-mail sem complicações, terá de ir a outro lado procurar ajuda. Bem, incluímos uma série de ferramentas precisamente para esta finalidade no CD deste mês. Procure o Express Assist e o Ex-Stor. Ambos os programas facilitam guardar e restaurar as suas mensagens de e-mail.

20 - Se existirem uma série de mails numa pasta que gostava de enviar a alguém, será uma operação simples: seleccione uma das mensagens, prima [Ctrl] e faça clique no resto da mensagem que gostaria de enviar. Quando o tiver feito, faça clique com o botão direito na área destacada e escolha Forward As Attachment no menu de contexto. Bastará completar a mensagem de e-mail como normal e estará pronto para a enviar.

 Fonte: Site PCGuia